문서집합(문서관리) 사용방법

SharePoint를 이용한 문서관리를 하고자 할 때, [문서집합]을 Meta Data와 함께 이용하면 아주 유용하게 사용할 수가 있습니다.

 

[문서집합] 이란?

프로젝트 작업을 할 때 여러 사용자가 개별적으로 문서를 만드는 일은 거의 없으며, 대부분의 프로젝트 종류에서는 대개 관련된 여러 문서 집합을 만듭니다. 이 문서 집합이 프로젝트의 "결과물"로 생성되면 프로젝트가 끝나는 경우도 있습니다. 전문 서비스 회사에서 잠재 고객으로부터 받은 각 제안서 요청에 대응하여 홍보 책자를 만드는 경우를 예로 들 수 있습니다.   이러한 문서 집합이 단순히 대규모 프로젝트를 지원하는 여러 정보 유형을 나타내며, 다른 항목의 작성이나 전달을 위해 사용되는 경우도 있습니다. 제조 회사에서 제조하는 각 제품의 디자인, 테스트 및 제조와 관련한 표준 문서 집합을 생성하는 경우를 예로 들 수 있습니다. 이러한 문서는 한 사람 이상이 동시에 생성할 수도 있고 단계별로 생성할 수도 있으며, Word 문서/PowerPoint 프레젠테이션/Visio 다이어그램/Excel 파일 등의 여러 파일 형식으로 된 문서가 포함된 수 있습니다.   다중 문서 작업 산출물을 일관성 있게 만들어 관리하려는 조직은 일반적으로 만드는 각각의 다중 문서 작업 산출물에 대해 새로운 문서 집합 콘텐츠 형식을 구성할 수 있습니다. 문서 집합 콘텐츠 형식은 관련된 여러 문서를 단일 보기로 구성하는 폴더 기반 콘텐츠 형식입니다. 이 보기에서 구성된 문서를 단일 엔터티로 사용 및 관리할 수 있습니다.

 

우선, 제가 설명드리는 시나리오는..

수행하는 프로젝트의 공통 속성정보(ex, 프로젝트명, 프로젝트 개요, 기능, 주관부서, 주관부서담당자, 수행부서, 수행담당자, 수행기간 등등)에 해당하는 Contents Type을 생성합니다.

 

프로젝트가 종료 또는 완료되었을 때, 해당 프로젝트와 관련된 문서들을 위에서 생성한 Contents Type정보와 함께 아래와 같이 특정 문서집합을 등록하고, 여러사람과 공유하기 위해 [프로젝트 게시]를 진행합니다.

 

 

위에서 실행하는 [프로젝트 게시요청]은 SharePoint Workflow를 만듭니다.(프로젝트 게시시, 상위 권한자에 의한 승인 프로세스 진행)

(SharePoint Designer Tool을 이용함)

 

이 때, 회사(조직)의 크기에 따라 보내지는 저장위치(Repository)의 용량이 부족할 수도 있어서,

이번 시나리오에서는 연도별로 사이트 모음을 만들어 저장위치를 달리하는 것으로 설명합니다.

그러기위해, 중앙관리에서 [보내기 연결 구성]을 설정합니다.

 

저장소가 보내는 위치(사이트 모음)과 다르기 때문에,

[사이트 등록 설정]에서 [사이트에 대해 사이트 등록 범위 외부로의 보내기 연결 허용]을 체크합니다.

 

보내는 위치(A 사이트 모음)의 [사이트 모음 기능]에서 [문서 집합][컨텐츠 형식 신디게이트 허브] 기능을 활성화 합니다.

(컨텐츠 형식 신디게이트 허브 기능은 보내는 위치와 받는 위치의 컨텐츠 타입이 같아야 하기에 보내는 위치에 컨텐츠 타입을 정의하고, 받는 위치에서는 보내는 위치에 만들어 놓은 컨텐츠 타입을 이용하여 문서집합을 만들기 위함 입니다.)

이제 보내는 위치(A 사이트 모음)에서 Content Type을 생성합니다.

생성이 완료되면, [이 컨텐츠 유형에 대한 게시 관리]를 누릅니다.

 

최초에는 [게시]를 체크하는데, 그 이후에는 [다시 게시]를 체크합니다.

 

이제 보내는 위치(A 사이트 모음)에서 생성한 컨텐츠 타입을 받는 위치(B 사이트 모음)에서 사용할 수가 있습니다. 하지만 게시된 컨텐츠 타입은 아래에서 보듯이 Task가 [매시간] 실행되기에.. 기다릴 수 없다면 [중앙관리] - [작업 정의] - [콘텐츠 형식 구독자]를 수동으로 실행시키면 됩니다.